خلاصه مدیریتی
آرشیوهای سازمانی حافظه نهادی، شواهد تاریخی و محتوایی را نگهداری می‌کنند که بسیاری از آنها دیگر قابل بازتولید نیستند. عکس‌ها، اسناد، فیلم‌ها، ضبط‌های صوتی و تصاویر عملیاتی می‌توانند روند ساخت تأسیسات، اجرای پروژه‌ها، تحول صنایع و رخدادهای مهم را ثبت کرده باشند. با وجود این ارزش، آرشیوها اغلب فقط به‌عنوان هزینه نگهداری دیده می‌شوند و روی رسانه‌های قدیمی یا در سامانه‌های پراکنده باقی می‌مانند. دیجیتال‌سازی امکان حفاظت بهتر، سازمان‌دهی، جست‌وجو، بازاستفاده و حتی درآمدزایی از این محتوا را فراهم می‌کند. زمانی که فایل‌های تاریخی برای پژوهش، امور حقوقی، ارتباطات یا تولید محتوا مورد نیاز باشند، نگهداری Online اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
Xendure زیرساخت لازم برای تبدیل این مجموعه‌ها به دارایی‌های دیجیتال در دسترس را فراهم می‌سازد و با ظرفیت بالا و قابلیت توسعه، از رشد بلندمدت آرشیو پشتیبانی می‌کند. هدف زنده نگه‌داشتن فایل‌های قدیمی نیست؛ دانش سازمانی باید در دسترس بماند و آرشیو به منبعی برای عملیات و ارزش‌آفرینی شود.
آرشیوهای سازمانی؛ حافظه‌ای که قابل تکرار نیست
آرشیوهای سازمانی فقط مجموعه‌ای از اسناد، عکس‌ها، فیلم‌ها و فایل‌های قدیمی نیستند؛ آنها بخشی از حافظه تاریخی سازمان و در بسیاری موارد بخشی از حافظه تاریخی یک کشور را در خود نگهداری می‌کنند. هر سازمان در طول دهه‌ها فعالیت، رویدادهایی را ثبت می‌کند که بسیاری از آنها دیگر هرگز قابل تکرار نیستند. ارزش واقعی این آرشیوها زمانی آشکار می‌شود که بدانیم برخی تصاویر تاریخی ممکن است تنها نسخه موجود از یک رویداد باشند.
برای مثال، آرشیو شرکت نفت می‌تواند شامل نخستین تصاویر از حفاری یک چاه، ساخت تأسیسات نفتی، راه‌اندازی پالایشگاه‌ها و توسعه میدان‌های نفتی کشور باشد. آرشیو وزارت نیرو نیز ممکن است تصاویری از ساخت نخستین نیروگاه‌ها، نصب تجهیزات، افتتاح سدها و لحظه راه‌اندازی واحدهای نیروگاهی را در خود داشته باشد. چنین تصاویری فقط اسناد یک سازمان نیستند؛ آنها بخشی از تاریخ توسعه صنعتی و اقتصادی کشورند.
در مورد آرشیو بنیاد شهید، اهمیت موضوع حتی عمیق‌تر است. تصاویر، فیلم‌ها، اسناد و روایت‌های مربوط به شهدا و خانواده‌های آنان می‌تواند بخشی از تاریخ اجتماعی و معاصر کشور را ثبت کرده باشد. لحظه‌ای مانند شهادت یک سرباز یا ثبت آخرین تصاویر یک رزمنده، رویدادی است که فقط یک بار اتفاق می‌افتد. اگر تصویر ثبت‌شده آن از بین برود، هیچ دوربین و هیچ فناوری دیگری نمی‌تواند آن لحظه را دوباره ایجاد کند.
این آرشیوها برای برنامه‌سازان، مستندسازان، روزنامه‌نگاران، پژوهشگران و دانشگاهیان نیز منبعی کم‌نظیر هستند. یک تصویر چند دهه قدیمی می‌تواند به مستندساز کمک کند تاریخ یک صنعت را روایت کند، به پژوهشگر امکان بررسی یک دوره تاریخی را بدهد و حتی به نسل جدید نشان دهد که یک شهر، صنعت یا جامعه در گذشته چگونه بوده است. بنابراین حفظ آرشیوهای سازمانی، در واقع سرمایه‌گذاری برای حفظ حافظه جمعی کشور است.
آرشیوهایی که اغلب جدی گرفته نمی‌شوند
با وجود چنین ارزشی، آرشیو در بسیاری از سازمان‌ها در اولویت سرمایه‌گذاری و مدیریت قرار ندارد. بخش قابل توجهی از اطلاعات تاریخی ممکن است در اتاق‌های بایگانی، انبارها، قفسه‌های نوار، هارددیسک‌های قدیمی یا سیستم‌هایی نگهداری شود که برای دسترسی و حفاظت بلندمدت طراحی نشده‌اند.
یکی از مشکلات مهم، وابستگی به رسانه‌ها و تجهیزات قدیمی است. ممکن است یک سازمان هنوز فیلم، نوار ویدئویی یا دیسک‌هایی در اختیار داشته باشد که دستگاه مناسب برای خواندن آنها دیگر به‌راحتی پیدا نمی‌شود. حتی اگر رسانه فیزیکی سالم باشد، فرسودگی، شرایط نامناسب نگهداری، خرابی تجهیزات و نبود نیروی متخصص می‌تواند دسترسی به محتوا را دشوار یا غیرممکن کند.
مشکل دیگر، نبود فهرست و جست‌وجوی مناسب است. آرشیوی که میلیون‌ها عکس و ساعت‌ها فیلم در آن وجود دارد اما مشخص نیست هر محتوا کجاست و چه اطلاعاتی درباره آن ثبت شده، عملاً بخش زیادی از ارزش خود را از دست می‌دهد. به همین دلیل آرشیو باید از یک «انبار اطلاعات قدیمی» به یک «دارایی دیجیتال مدیریت‌شده» تبدیل شود.
آرشیو؛ از هزینه نگهداری تا فرصت درآمدزایی
آرشیوهای سازمانی علاوه بر ارزش تاریخی، می‌توانند یک دارایی اقتصادی نیز باشند. بسیاری از محققان، مستندسازان، شبکه‌های تلویزیونی، تهیه‌کنندگان و رسانه‌ها برای تولید محتوای جدید به تصاویر و اسناد تاریخی نیاز دارند. سازمانی که آرشیو ارزشمند در اختیار دارد می‌تواند با ایجاد سازوکار قانونی و حرفه‌ای، بخشی از محتوای خود را برای استفاده پژوهشی، خبری، آموزشی و مستندسازی عرضه کند.
برای مثال، تصاویر قدیمی از حفاری یک میدان نفتی، افتتاح یک پالایشگاه، ساخت یک نیروگاه یا یک رویداد تاریخی می‌تواند برای تولید یک مستند ارزشمند باشد. به جای اینکه چنین آرشیوی صرفاً هزینه‌ای برای نگهداری باشد، می‌توان آن را به یک دارایی قابل بهره‌برداری تبدیل کرد.
البته درآمدزایی از آرشیو مستلزم وجود سامانه‌ای برای ثبت متادیتا، جست‌وجو، مشاهده نمونه، مدیریت حقوق محتوا، تعیین مجوز استفاده و در نهایت تحویل فایل اصلی است. هرچه این فرآیند سریع‌تر و دیجیتال‌تر باشد، امکان استفاده تجاری و پژوهشی از آرشیو نیز بیشتر خواهد شد.
چرا آرشیو به استوریج Online نیاز دارد؟
برای تبدیل آرشیو به یک دارایی قابل جست‌وجو و درآمدزا، صرفاً دیجیتالی کردن محتوا کافی نیست. فایل‌های آرشیوی، به‌خصوص تصاویر و ویدئوهای با کیفیت بالا، حجم بسیار زیادی دارند و در طول زمان دائماً افزایش می‌یابند. بنابراین سازمان به زیرساختی نیاز دارد که بتواند حجم‌های بسیار بزرگ اطلاعات را به‌صورت متمرکز، سریع و قابل توسعه نگهداری کند.
استوریج Online این امکان را فراهم می‌کند که کاربر بدون مراجعه به قفسه‌های فیزیکی یا انتظار برای بازیابی نوار، محتوای آرشیو را جست‌وجو و مشاهده کند. در یک سامانه فروش آنلاین آرشیو، مستندساز می‌تواند محتوای موردنظر خود را پیدا کند، نسخه Proxy را ببیند، اطلاعات و حقوق استفاده را بررسی کند و پس از خرید یا دریافت مجوز، فایل با کیفیت اصلی را دریافت کند.
این مدل، آرشیو را از یک انبار منفعل به یک کتابخانه دیجیتال و سرویس قابل ارائه تبدیل می‌کند. هرچه دسترسی سریع‌تر، جست‌وجو دقیق‌تر و ظرفیت ذخیره‌سازی بیشتر باشد، امکان استفاده گسترده‌تر از آرشیو و در نتیجه تحقق درآمد پایدار از این دارایی بیشتر خواهد شد.
زندیور؛ زیرساختی برای تبدیل آرشیو به دارایی دیجیتال
زندیور (Xendure) می‌تواند به‌عنوان زیرساخت ذخیره‌سازی Online این معماری، امکان نگهداری حجم بسیار بزرگی از تصاویر، ویدئوها، فایل‌های صوتی و اسناد دیجیتال را فراهم کند. معماری Distributed و Scale-Out آن اجازه می‌دهد ظرفیت ذخیره‌سازی با رشد آرشیو، به‌صورت تدریجی و بدون نیاز به جایگزینی کل زیرساخت افزایش پیدا کند.
برای سازمان‌هایی که آرشیو آنها از چند ترابایت به ده‌ها یا صدها ترابایت و حتی پتابایت می‌رسد، این قابلیت اهمیت ویژه‌ای دارد. فایل‌های Hi-Res می‌توانند در کنار نسخه‌های Proxy و داده‌های مرتبط با آنها نگهداری شوند و سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی یا پورتال فروش آرشیو بتوانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
به این ترتیب، زندیور صرفاً محلی برای ذخیره فایل نیست؛ بلکه می‌تواند بخشی از زیرساخت تبدیل آرشیو تاریخی سازمان به یک دارایی دیجیتال امن، قابل جست‌وجو، قابل دسترس و قابل بهره‌برداری اقتصادی باشد. سازمان می‌تواند هم‌زمان مأموریت اصلی خود یعنی حفظ حافظه تاریخی را انجام دهد و از این سرمایه ارزشمند برای پژوهش، تولید محتوا و ایجاد درآمد استفاده کند.